ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

I. MARCO TEÓRICO

A. Antecedentes

B. Estudio Técnico

C. Consideraciones a tomar al momento de mudar una empresa

1. Plan de mudanza

2. Equipo de mudanza

3. Reunión de mudanza

4. Determinar presupuesto

5. Asignar tareas

6. Búsqueda de empresas de mudanzas en su ciudad

II. PROBLEMA A RESOLVER

III. JUSTIFICACIÓN

IV. OBJETIVOS

1. Generales

2. Específicos

V. METODOLOGÍA

1. Tipo de estudio

2. Universo

3. Muestra

4. Variables

5. Métodos y técnicas de recolección de la información

6. Métodos de análisis de la información

VI. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y RECURSOS

VII. BIBLIOGRAFÍA

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Estufa Maestra

Figura 2. Plancha grill

Figura 3. Lavaloza para bar

Figura 4. Capuccinera

Figura 5. Horno de pan

Figura 6. Horno microondas

Figura 7. Horno de pizza

Figura 8. Horno de banda

Figura 9. Poporopera

Figura 10. Kit de platos de melamina

Figura 11. Juego de cuchillos

Figura 12. Brochas para panadería

Figura 13. Botes de basura

Figura 14. Mangas desechables

Figura 15. Mantenedor de chaffin

Figura 16. Mezclador pre-rinse

Figura 17. Baño María

Figura 18. Kit de cucharones y accesorios varios

Figura 19. Kit de ollas y sartenes de acero inoxidable

Figura 20. Estantería

Figura 21. Curso de capacitación

Figura 22. Instalación de cuarto frío

Figura 23. Mapa mental de un estudio técnico

INTRODUCCIÓN

La presente investigación se refiere al tema del estudio técnico para la reubicación de una empresa dedicada a la venta de equipos de cocina y prestadora de servicios de mantenimiento a equipos eléctricos, electrónicos, de refrigeración y gas, en la ciudad de Guatemala.

La característica principal de este tipo de estudio es la mudanza en sí de la empresa, la cual se encuentra ubicada en zona 11 y se quiere trasladar a unas instalaciones existentes en la zona 12, por lo que hay que trasladar todas las oficinas administrativas, la tienda, el taller y unas bodegas a las instalaciones que fueron adquiridas por parte del Gerente General a principios de este año.

Para analizar esta problemática es necesario de mencionar sus la causa principal y de la cual se derivan varias y si no se toma en cuenta el hacer un estudio previo a la mudanza, la empresa tendrá problemas financieros (gastos innecesarios por que no fueron previstos), tiempo (que se alargó el proyecto por no contemplarse una planificación) y molestias por parte de toda la organización (por no realizar un proyecto técnico).

La importancia de realizar un estudio técnico y de campo es fundamental para el éxito de todas las actividades que hay que hacer antes, durante y después de la mudanza de toda la empresa, logrando así, un buen control presupuestario, que se lleve una excelente logística en el traslado de todas las cosas de la empresa, la organización y motivación de todo el personal de la organización, que a la larga, todos están involucrados en el proyecto.

I. MARCO TEÓRICO

A. Antecedentes

La empresa Cocinas, S.A., es una empresa que se dedica a la venta de equipos, repuestos y servicios para la cocina comercial a nivel Guatemala, Honduras y El Salvador. Cuenta con un departamento de servicio técnico, el cual presta el servicio de reparación y mantenimiento preventivo a los diferentes equipos que hay en el mercado. También, se tiene una tienda la cual se encuentra surtida con un gran stock de equipos, repuestos y accesorios, para satisfacer la demanda de sus clientes.

Para efectos del presente trabajo, a la empresa se le llamará Cocinas, S.A., para respetar la confidencialidad de la misma, así como de las empresas que ellos representan en los 3 países. Cocinas, S.A., tiene sus oficinas centrales y 2 bodegas ubicados en zona 7 de la ciudad de Guatemala, así como también, un par de bodegas ubicadas en zona 10 y 11, una sala de ventas en zona 10, una en Quetzaltenango, 2 en San Salvador, una en San Pedro Sula y una en Tegucigalpa. Actualmente, la empresa alquila el edificio donde se encuentran ubicadas las oficinas centrales, así como también, las bodegas donde se almacenan los repuestos, accesorios y equipos que ellos importan de diferentes países. En este año, el gerente general decidió que era el momento de adquirir un edificio propio para centralizar oficinas y bodegas en un mismo lugar (información de la empresa, documento oficial de Cocinas, S.A.).

Dentro de las oficinas centrales, se encuentran 2 bodegas, una tienda, un taller y las oficinas donde se encuentran todos los departamentos que conforman la empresa. Hoy en día, el espacio físico se ve reducido debido al crecimiento de la organización en los últimos 5 años, así como de la gran demanda de equipos por parte de las diferentes franquicias y negocios particulares que hay en el mercado guatemalteco.

Cocinas, S.A., compró un edificio ubicado en la zona 12, por lo que se tenía planeado hacer el traslado de bodegas y oficinas en el mes de junio. El traslado nunca se llevó a cabo, esto se debió a que el proceso de compra fue muy lento. Cuando las partes involucradas firmaron el documento de compra del bien inmueble, se tomó la decisión que el traslado de las bodegas y oficinas se llevarían a cabo en el mes de agosto.

Gerencia general informó en una reunión formal a las gerencias y jefaturas de la empresa de su nueva adquisición y que el traslado se estaría llevando a cabo en el mes de agosto, por lo cual todos deberían estar preparados para llevar a cabo dicha solicitud. El gerente de servicios, solicitó al gerente general ir a ver físicamente el nuevo edificio para hacer las sugerencias respectivas y que el proceso de mudanza no fuera complicado para todo el personal de la organización, así como también, no afectar la operación diaria de la empresa (información de la empresa, documento oficial de Cocinas, S.A.).

Se programó la visita a las nuevas instalaciones y el día en que se fue a revisar el nuevo lugar, se dieron varias recomendaciones de forma verbal al gerente general, previo a realizar la mudanza de toda la empresa, la cual no se llevaría a cabo en el mes de agosto. Por lo cual se solicitó al gerente general, hacer un estudio técnico para reubicar de la mejor forma a la empresa en las nuevas instalaciones.

Cocinas, S.A., inicia operaciones en Guatemala en 1993 con un pequeño local ubicado en la zona 7, a diferencia de hoy en día, en ese entonces inicia con la venta y reparación de equipos de refrigeración, por lo que en los siguientes años logra posicionarse de una manera rápida y sostenible en el mercado guatemalteco. En los próximos años, empieza a tener demanda de equipos de refrigeración, eléctricos, electrónicos y a gas (información de la empresa, documento oficial de Cocinas, S.A.).

Por lo que Cocinas, S.A., decide reunirse con las diferentes casas matrices de las diferentes marcas que la empresa empezaba a manejar en el mercado nacional, logrando ser el distribuidor de muchas marcas en Guatemala para manejar la representación de las mismas y poder ofrecer garantías en equipos, repuestos y servicios.

Este crecimiento sostenible lleva a la empresa a consolidarse como una empresa sólida en el mercado nacional, por lo que necesitó fortalecerse aún más por medio de la asociación de otro empresario a nivel económico como administrativo, para poder crecer y poder cumplir con la demanda que se le vendría en los siguientes años.

Esta alianza técnico - operativo y administrativo - comercial, logra consolidarse como una operación eficiente y en la incorporación de la compañía en nuevos mercados, como lo son hoy en día Honduras y El Salvador.

Cocinas, S.A., cuenta con una variedad de equipos, repuestos y servicios para la cocina comercial, de los cuales podemos mencionar los siguientes (información de la empresa, documento oficial de Cocinas, S.A.):

- Equipos:

· Cocinas: Estufas maestras y eléctricas, lava platos, hornos de cocción acelerada, freidores, mesas frías, licuadoras industriales, planchas grill y refrigeración comercial.

Figura 1. Estufa maestra

Fuente: http://www.iihmsa.com

Figura 2. Plancha grill

Fuente: http://woodstone-corp.com

· Bar: Panini grill, freidoras de mesa, Creperas, Waffleras, lavalozas para bar, licuadoras para bar, máquina de hielo para bar, Capuccineras, percoladoras para bar, mesas frías de trabajo con gavetas, máquinas de Milkshake y máquinas de helado para bar.

Figura 3. Lavaloza para bar

Fuente: http://www.lavalozas.com.mx

· Cafés y Pastelerías: freidores y planchas de mesa, Sandwicheras, Capuccineras, Creperas, mesas frías, Panini grill, máquinas de Milkshake, Waffleras, cafeteras y exhibidores fríos y congelados.

Figura 4. Capuccinera

Fuente: http://www.clasf.co

· Panaderías: Carros de utensilios, hornos de panadería, estufas de inducción, equipos de cocción mixta y estufas.

Figura 5. Horno de pan

Fuente: http://www.archiexpo.es

· Restaurantes: Licuadoras industriales y para Smoothies, equipos de cocción acelerado, equipos de cocción mixta, mantenedores fríos y congelados, horno microondas, estufas, parrillas, planchas grill, Ice Markers y estufas maestras.

Figura 6. Horno microondas

Fuente: http://www.middleby.es

· Pizzas: mantenedores fríos y congelados, hornos de banda y pizza, drop in frío, mesas frías con gavetas, amasadoras industriales, estufas de inducción y mantenedores de pizza.

Figura 7. Horno de pizza

Fuente: http://www.7boom.mx

· Comida rápida: freidores, cafeteras, percoladoras, refresqueras, máquinas de helado, dispensadores, mantenedores fríos y congelados, lámparas de calor y hornos de banda.

Figura 8. Horno de banda

Fuente: http://www.dosilet.com

· Tiendas de conveniencia: Poporoperas, mantenedoras de hotdog, contenedores de nachos, máquinas para granizada, refresqueras, mantenedoras de pizza, microondas, exhibidores de pollo, mantenedoras de salsa caliente.

Figura 9. Poporopera

Fuente: http://www.circussnacks.com

- Accesorios:

· Cristalería: platos, tazas y vasos de melanina; platos, tazas y vasos de vidrio.

Figura 10. Kit de platos de melamina

Fuente: http://articulo.mercadolibre.com.mx

· Cuchillos: para carnicería, panadería y peladores.

Figura 11. Juego de cuchillos

Fuente: http://www.aceros-de-hispania.com

· Decoración y panadería: brochas y colorantes.

Figura 12. Brochas para panadería

Fuente: http://www.chefcreativo.com.ve

· Equipos de limpieza: botes de basura, escobas, escobones y jaladores de agua.

Figura 13. Botes de basura

Fuente: http://www.comercialmontesur.com

· Mangas: desechables, de manta y plásticas.

Figura 14. Mangas desechables

Fuente: http://spanish.alibaba.com

· Mantenedores: de chaffin e insertos.

Figura 15. Mantenedor de chaffin

Fuente: http://www.update-international.com

· Mezcladores: a la pared, al piso y pre-rinse.

Figura 16. Mezclador pre-rinse

Fuente: http://es.aliexpress.com

· Otros: abrelatas, balanzas, baños María, bolsas para pizza, gabachas, guantes, rebanadores, termómetros y termómetros para café.

Figura 17. Baño María

Fuente: http://www.supermaq.cl

· Porcionadores: cucharas de policarbonato, cucharones, dispensadores de hielo, gelato y helado.

Figura 18. Kit de cucharones y accesorios varios

Fuente: http://articulo.mercadolibre.com

· Sartenes: Works, ollas y sartenes de acero inoxidable.

Figura 19. Kit de ollas y sartenes de acero inoxidable

Fuente: http://www.neetguias.org

- Mobiliario: Estanterías, lavamanos, lavamanos de pedestal, lava trastes y mesas de trabajo.

Figura 20. Estantería

Fuente: http://www.hellopro.es

- Cursos:

· Cursos de mantenimiento operativo a personal operativo.

· Cursos de mantenimiento preventivo a personal técnico.

Figura 21. Curso de capacitación

Fuente: http://www.catamarcainfo.com

- Servicios varios:

· Mantenimiento preventivo de equipos.

· Instalación de equipos y cuartos fríos.

Figura 22. Instalación de cuarto frío

Fuente: http://www.chillercolombia.com

A. Estudio técnico

La evaluación de proyectos comprende un análisis detallado de varios factores o variables que puedan afectar un proyecto. Por tal razón, existe un conjunto de estudios que se realizan con el fin de determinar la viabilidad del proyecto desde determinadas perspectivas, por lo que un inversionista sin duda alguna optará por aquellos proyectos que sean viables en todos los aspectos y que le maximicen su riqueza. Dentro de estos estudios, uno de los principales es, el estudio técnico. La necesidad de este estudio surge de la incógnita de cómo producir un producto o servicio, en qué lugar y cuánto se debe producir. Para ello utiliza información de otros estudios como por ejemplo el estudio de mercados que estima la demanda de nuestro producto o servicio, así como la información de un estudio financiero para conocer los recursos económicos y de financiamiento con los que se disponen (Arango Alan, http://www.academia.edu/8770204/IMPORTANCIA_ ESTUDIO, 2014).

La importancia de un estudio técnico de un proyecto, significa definir y trabajar una serie de variables relacionadas directa o indirectamente con los ingresos y egresos asociados a éste durante su ciclo de vida. Con relación a la viabilidad de éste, un proyecto puede y debe ser viable desde diversas perspectivas: desde el punto de vista comercial, administrativo, jurídico, financiero, ambiental y desde un punto de vista técnico (Murcia Murcia, Díaz Piraquive y Medellín Duarte, 2009).

Cada una de estas viabilidades permiten que el proyecto resulte atractivo a los inversionistas y por ende es rentable en todos los aspectos evaluados. El objetivo de un estudio técnico es verificar cuán posible es fabricar un producto o brindar un servicio, analizando el tamaño óptimo, localización más favorable, equipos a utilizar, instalaciones necesarias y la organización requerida para su ejecución (Prieto Herrera, 2009).

El estudio técnico busca responder a las interrogantes: ¿cuánto, dónde, cómo y con qué producirá la empresa?, así como diseñar la función de producción óptima que mejor utilice los recursos disponibles para obtener el producto o servicio deseado.

El hecho de que un proyecto sea viable técnicamente significa que el bien o servicio que el proyecto va a ofertar puede ser producido o comercializado con la tecnología disponible y asequible para el inversionista, en la cantidad y calidad proyectada, y en la localización seleccionada a un costo competitivo (Murcia, Díaz Piraquive y Medellín Duarte, 2009).

Baca Urbina (2010) afirma que para este estudio se requieren competencias de creatividad e innovación para elaborar un producto o brindar un servicio a precio competitivo y de calidad a un costo bajo.

Según Prieto Herrera (2009) y Baca Urbina (2010) las partes que conforman un estudio técnico son: análisis de localización, análisis de tamaño, análisis de disponibilidad y costo de suministros e insumos, identificación y descripción de procesos, definición de estructura orgánica, humana, administrativa y jurídica para operar. Según Córdoba Padilla (2011) y Murcia, Díaz Piraquive y Medellín Duarte (2009) por su parte, generalizan este estudio en tres partes fundamentales: tamaño, localización e ingeniería del proyecto.

La dimensión o tamaño de un proyecto se define como su capacidad de producción en un determinado período de tiempo en funcionamiento (Prieto Herrera, 2009). Se define como capacidad de producción al volumen o número de unidades que se pueden producir en un día, mes o año, dependiendo del tipo de proyecto que se está formulando (Córdoba Padilla, 2011).

Cada posible tamaño que el proyecto pueda adoptar, influye en las especificaciones y en las cantidades de los recursos requeridos (maquinaria, equipos, materiales, mano de obra, etc.) y, por lo tanto, en los costos de inversión y de operación que se van a generar durante su horizonte de vida.

Por tal razón, es de suma importancia seleccionar el mejor tamaño o el tamaño óptimo que permita alcanzar la máxima rentabilidad de la inversión por realizar y determinar si dicho tamaño es posible para el proyecto (Murcia, Díaz Piraquive y Medellín Duarte, 2009).

Prieto Herrera (2009) indica que este tamaño óptimo no sólo es aquél que produce la rentabilidad más alta sino que la mayor diferencia entre costo-beneficio. Para determinar este tamaño óptimo es necesario conocer con mayor precisión tiempos predeterminados o tiempos y movimientos del proceso, o en su defecto calcularlos (Baca Urbina, 2010). Dos criterios que se utilizan para determinar el tamaño óptimo son buscar la máxima utilidad o el mínimo costo unitario. El primero es el más utilizado ya que minimizar un costo no necesariamente significa maximizar las ganancias (Murcia, Díaz Piraquive y Medellín Duarte, 2009). Según Prieto Herrera (2009) y Murcia, Díaz Piraquive y Medellín Duarte (2009), existen por lo menos dos tipos de “capacidades”. La capacidad instalada o capacidad técnica que es el máximo de producción que se puede obtener mediante la maquinaria, equipos y trabajadores actuales; y la capacidad que es económica viable en donde se obtendrá la máxima utilidad o el menor costo unitario.

Los factores que determinan el tamaño de un proyecto y la capacidad económicamente viable son: la demanda del mercado, la disponibilidad de materias primas, el financiamiento disponible, la tecnología y la organización con la que se cuenta. Todos estos factores contribuyen a simplificar el proceso de aproximaciones sucesivas y las alternativas de tamaño, entre las cuales se puede escoger, se reducen a medida que se examinan dichos factores condicionantes (Baca Urbina, 2010).

La demanda es uno de los factores más importante ya que el tamaño propuesto sólo puede aceptarse si la demanda es claramente superior. Si fuera igual no sería recomendable ya que sería muy riesgoso. Baca Urbina (2010) recomienda que cuando la demanda es superior al tamaño propuesto, éste debe ser tal que sólo cubra un bajo porcentaje de la primera, no más del 10% en un mercado libre.

El abastecimiento de suministros e insumos es algo de vital importancia en la estimación del tamaño. Muchas empresas frenan sus procesos por falta de materia prima y por ende experimentan pérdidas. Es necesario contar con una serie de proveedores que puedan abastecer a la empresa con las materias primas necesarias, enlistando el alcance o la capacidad de suministro de cada proveedor. Si son pocos los proveedores que puedan brindar la materia prima es recomendable cambiar de materia prima o no avanzar con el proyecto ya que el poder de negociación de los proveedores será demasiado alto.

Otra opción puede ser la búsqueda de suministros en el extranjero, o el cambio de tecnología y el uso de sustitutos de la materia prima para el producto. En términos de tecnología debe existir una relación adecuada entre tamaño y tecnología, la cual influirá en la relación entre tamaño, inversión y costo de producción. La tecnología y equipos tienden a limitar el tamaño del proyecto al mínimo de producción necesario para ser aplicables (Baca Urbina, 2010). El financiamiento es indudablemente uno de los principales problemas que se enfrentan los inversionistas ya que si los recursos son insuficientes para atender las necesidades de inversión, es claro que el proyecto no puede realizarse.

Cuando existen varias alternativas de relación tamaño-rendimiento-costo, se recomienda financiar aquél con mayor comodidad y seguridad y que, de ser posible, ofrezca los menores costos y el mayor rendimiento de capital.

Por último, la organización es otro factor que influye el tamaño ya que los equipos y máquinas no se manejan del todo solas. Debe existir personal suficiente y capacitado apropiadamente para manejar cada uno de los puestos de los procesos del proyecto. Si las tecnologías son muy avanzadas será necesario recurrir incluso a personal extranjero que esté capacitado y que pueda capacitar a otros, lo cual involucra adición de otros costos que se deben considerar.

Es el análisis de las variables o factores que determinan el lugar donde el proyecto logra la máxima utilidad o el mínimo costo (Córdoba Padilla, 2011).La ubicación de una planta productora de bienes o servicios está controlada por diversos factores y condiciones, los cuales deben ser evaluados técnica y económicamente para asegurar que la elección de entre varias alternativas es la más conveniente al proyecto (Prieto Herrera, 2009).

Al hablar de localización, ésta se acompaña con mapas o planos de la zona donde estará ubicada la empresa, la industria, el servicio, etc. de tal forma que sea fácil su identificación junto con los demás elementos partícipes de la decisión (Murcia, Díaz Piraquive y Medellín Duarte, 2009).

Existen también diversos factores que condicionan la localización de un proyecto. Los medios y costos de transporte tanto para materias primas e insumos, como para productos terminados, resulta ser uno de los factores de más trascendencia por el efecto económico que genera, ya que están asociados con la disponibilidad y calidad de las vías.

La disponibilidad y costo de mano de obra para poner en marcha y para ejecutar un proyecto ocupa un lugar importante ya que no en todos los sitios el costo de ella es igual ni en todos los lugares la disponibilidad es la misma (mucho menos en el extranjero donde el costo, disponibilidad y perfiles pueden variar considerablemente con respecto a lo nacional).

La cercanía del mercado puede influir mucho para productos perecederos y de consumo rápido, por lo que las plantas de producción tienden a ser localizadas cerca del mercado y cerca del consumidor final. También deben verse temas ambientales como la topología y calidad del suelo, la facilidad para el desprendimiento de desechos, la disponibilidad y calidad de servicios públicos, en especial el agua, luz y alcantarillado, así como políticas o restricciones ambientales que impidan colocar plantas cerca del lugar o impidan e laborar ciertos procesos de producción.

El objetivo general del estudio de ingeniería del proyecto es resolver todo lo concerniente a la instalación y el funcionamiento de la planta. Desde la descripción del proceso, adquisición de equipo y maquinaria, la distribución óptima de la planta hasta la estructura jurídica y organizativa que tendrá (Baca Urbina, 2010). Su fines optimizar los recursos disponibles para la fabricación del producto o la prestación del servicio (Prieto Herrera, 2009).

Mediante el estudio de ingeniería se determina la función de producción óptima para la utilización eficiente y eficaz de los recursos disponibles destinados a la producción de bienes o servicios. Para ello deben analizarse las distintas alternativas y condiciones en que pueden combinarse los factores productivos, identificados a través de la cuantificación y proyección del monto de inversiones, costos e ingresos que se asocian a cada una de las alternativas de producción (Córdoba Padilla, 2011).

La producción es un proceso sistemático, incluye entradas, procesos y salidas. El proceso de producción se define como la fase en que una serie de materiales o insumos son transformados en productos manufacturados mediante la participación de la tecnología, los materiales y las fuerzas de trabajo para producir un resultado final el cual es el producto y subproductos así como cualquier residuo que pueda generar el proceso de transformación (Córdoba Padilla, 2011).

La importancia del estudio técnico radica pues en resolver incógnitas con las que nos toparemos antes de determinar si se hará un proyecto o no. No es necesario únicamente determinar qué es lo que con el proyecto se producirá o brindará sino el dónde, cómo y cuánto se producirá. El estudio técnico no debe realizarse a la ligera ya que la estimación de medidas óptimas es muy importante: la localización óptima, el tamaño óptimo y la ingeniería y distribución de planta óptima. Muchos proyectos fracasan porque se basan únicamente en la demanda de su estudio de mercado pero no en la capacidad que tiene sus plantas para producir lo demandado. Otros proyectos fracasan por no considerar el poder de negociación de los proveedores ni cuán difícil pueda llegar a reabastecer sus plantas de suministros y materia prima. Y otros pocos fracasan por no haber contemplado una buena ubicación de sus plantas y los costos y tiempo de transporte de materia prima y de productos finales se elevan demasiado superando los beneficios obtenidos por su venta.

Al igual que otros estudios, este estudio pretende reducir la incertidumbre de lo que puede o no puede pasar. De lo que puede llegar a ser viable y en qué punto ya no lo será (Arango Alan, http://www.academia.edu/8770204/IMPORTANCIA_ESTUDIO, 2014).

El estudio técnico de la infraestructura de un edificio, es el conjunto de informes, presupuestos, planos y diagramas que sirven para estudiar y decidir que trabajos previos hay que realizar antes de ocupar un bien inmueble.

Para poder realizar un proyecto de inversión, se tiene que seguir una serie de pasos y un protocolo. Principalmente se tienen que hacer estudios de variables que inciden en la factibilidad y rentabilidad del proyecto. Por esta razón, para que el proyecto sea un éxito, tiene que implementarse el estudio técnico (http://e-tecnico.webnode.es/servicios/).

Dichas variables o serie de pasos, son todos aquellos procesos que una empresa tiene y lleva a cabo todos los días, en donde se ve involucrada la cantidad de maquinaria, el personal, el espacio físico donde se llevan a cabo todos los procesos, así como también el espacio físico de bodegas de almacenaje y todas las áreas administrativas de la organización.

El tamaño del proyecto consiste en determinar el tamaño o dimensionamiento que deben tener las instalaciones, así como la capacidad de la maquinaria y equipos requeridos por el proceso de conversión del proyecto (Ana Guisela Pazos Villalva, 2013, recuperado de http://es.slideshare.net/JFMayorgaJ/estudio-tcnico).

La importancia de este estudio radica en que permite proponer y analizar un conjunto de opciones y relaciones entre variables de tecnología, costos, rendimiento, distribución, tamaño, mobiliario y equipo, maquinaria, etc., por lo que se puede escoger la alternativa que represente la situación óptima que permita desarrollar el producto o brindar el servicio deseado. Sin este estudio, la tecnología no podría ser la adecuada, o la localización podría aumentar los costos o la capacidad instalada podría no ser suficiente o ser demasiada, conduciendo cada una de estas situaciones al fracaso del proyecto.

El siguiente esquema nos ayuda a analizar todos los requerimientos o factores a considerar al momento de tomar una decisión, en este caso es el de mudar una empresa de un lugar a otro.

Figura 23. Mapa mental de un estudio técnico

Fuente: http://es.slidehare.net/bmartinezangarita/estudio-tecnico-f-de-proyectos

Es muy importante saber qué es lo que quiere la máxima autoridad de la organización, esta máxima autoridad puede ser un dueño, grupo de socios, junta directiva de socios, director general, gerente general, etc., por lo cual hay que preguntar qué planes o que requerimientos tienen ellos al momento de hacer el traslado a las nuevas instalaciones.

Este primer paso es clave en la ejecución del estudio técnico, ya que si únicamente se decide hacer el traslado y ubicar a todos los departamentos en base al criterio de lo que ellos indiquen, podremos hacer un estudio técnico más sencillo y sin ocupar tiempo en hacer los detalles que requiere cada área o departamento. Así como también, si el traslado lo realizará una empresa de mudanza o se realizará por medio de todo el personal de la empresa.

En un estudio técnico se deben de responder las siguientes interrogantes que son claves previo a mudar una empresa:

- ¿Hacia a donde se trasladará la empresa?

- ¿Se trasladarán todas las cosas de la empresa?

- ¿Quién realizará la mudanza?

- ¿Cuál es la logística de la mudanza?

- ¿En qué fecha se realizará la mudanza?

- ¿Cuánto tiempo se llevará en el traslado?

En un estudio técnico se pretende resolver las preguntas referente a dónde, cuándo, cuanto, cómo, etc., para garantizar la buena funcionalidad del área de ventas, administrativa, técnica y de operaciones de la empresa en las nuevas instalaciones, utilizando de mejor forma todos los recursos que conlleva cada parte que integra toda la organización (Breyner Martínez, 2010, recuperado de http://es.slideshare.net /bmartinezan garita/estudio-tecnico-f-de-proyectos).

Algo que es muy importante, es ir a visitar las nuevas instalaciones donde la empresa se quiere trasladar. Las nuevas instalaciones deben de llenar requisitos básicos para su buena operación, estos requisitos son:

- Agua potable

- Energía eléctrica.

- Drenajes y servicios sanitarios.

- Acceso para línea telefónica, cable e internet.

- Contar con planos de las instalaciones.

Para el caso que no se cuente con planos del bien inmueble, se tendrá que proceder a contratar a una empresa para que realice el levantado de planos para poder empezar a realizar los análisis correspondientes y decidir donde se ubicarán los equipos, las áreas de oficinas administrativas, las bodegas de almacenamiento, el taller, la sala de ventas y parqueo de vehículos.

El estudio técnico nos da una visión clara de las variables que aparecen en la formulación del proyecto, como lo son:

- Ubicación del proyecto.

- Cantidad de bienes o servicios a brindar.

- Procesos para hacerlos.

- Tamaño de las instalaciones.

- Cantidad de mano de obra a contratar.

En otras palabras, nos muestra la viabilidad del proyecto, reconociendo el tamaño de la demanda a satisfacer en el mercado. El tamaño del proyecto es la variable más importante de un proyecto, se basa en los resultados de estudio de mercado, este ayuda a tener una idea de la futura demanda, lo cual determina la magnitud del proyecto (Luis Concha, 2011, recuperado de http://es.slide share.net/LuisConcha-91/estudio-tecnico-de-un-proyecto).

El estudio técnico del proyecto desde la óptica financiera, tiene por objeto proveer información para cuantificar el monto de las inversiones y de los costos de operación pertenecientes a esta área. Este estudio debe definir la función de producción que optimice la utilización de los recursosdisponibles en la producción del bien o servicio del proyecto. De aquí podrá obtenerse la información de las necesidades de capital, mano de obra y recursos materiales, tanto para la puesta en marcha, como para la posterior operación del proyecto. También, toda estructura puede definirse en términos de su tamaño, tecnología administrativa y complejidad de operación. Conociendo esto podrá estimarse el dimensionamiento físico necesario para la operación, las necesidades de equipamiento de las oficinas, las características del recurso humano que desempeñará las funciones y los requerimientos de materiales, entre otras cosas. La cuantificación de estos elementos en términos monetarios y su proyección en el tiempo son los objetivos que busca el estudio organizacional (Estudio Técnico del Proyecto. Recuperado de http://www.ecolink.com.ar/ proyectos -de-inversion/estudio).

A. Consideraciones a tomar al momento de mudar una empresa

Preparar una mudanza de cualquier tipo es algo que se necesita planear desde un principio y que requiere de dos cosas: tiempo y dinero. La verdad ningún tipo de mudanza es barata, quizás algunas resultan más económicas que otras pero siempre habrá gastos en ellas. Ahora bien, mudarse de oficina o a una oficina no es lo mismo que mudarse de casa, debido a que en las oficinas hay otro tipo de mobiliario que en las casas, además de que implicar el tener que coordinar a todo su personal para que le ayuden y preparen sus cosas. Moverse de oficina es una tarea que implica la ayuda de todos sus colegas y personal; no es algo que pueda hacer solo una persona. Para lograr el propósito de mudarse de oficina, le ayudaremos con unos pasos básicos para comenzar. (Guía Mudanzas, 2013. Recuperado de http://www.guiamudanzasdf.com.mx/como-mudarse-de-oficinas).

Las consideraciones que debe tomar una organización al momento de mudarse de un lado a otro, son muy importantes para que todo el proceso de traslado sea un éxito, ya que se deben de optimizar las nuevas áreas a ocupar y no caer en gastos adicionales por no contemplarse con antelación(Guía Mudanzas, 2013. Recuperado de http://www.guia mudanzasdf.com.mx/como-mudarse-de-oficinas). Lo que se debe de tomar en cuenta es:

1. Plan de Mudanza

Al mudarse lo que necesita es planear primero montando diferentes escenarios para poder mudarse en la mejor situación. Eso precisamente lo necesita discutir con las personas que lo ayudaran a dirigir y supervisar la mudanza, de tal modo que sea factible realizarla cuando se disponga de una fecha fija. Por ejemplo, para una empresa pequeña necesitará programar la mudanza al menos ocho semanas antes, aunque lo más recomendable es que lleguen a ser hasta tres meses antes; para empresas mediana o grandes se necesitan periodos de hasta ocho meses antes. Verdaderamente la planeación con tiempo es la clave (Guía Mudanzas, 2013. Recuperado de http://www.guiamudanzasdf.com.mx/como-mudarse-de-oficinas).

Lo segundo que necesita hacer es tener la suficiente información sobre el espacio nuevo al que se mudará. Revise pisos, que las instalaciones eléctricas funcionen bien, que cuente con bodegas, etc., y lo más importante, es determinar la disponibilidad de la oficina. Algo que le puede ayudar a determinar la disponibilidad de la oficina (en cuanto a espacios), es que compare sus viejas oficinas con las nuevas, vea qué es lo que le falta o carece en la vieja y asegúrese que la nueva satisfaga las necesidades que tiene. También haga una lista de los posibles problemas que pueda llegar a tener en sus nuevas oficinas, cosas como un área de recepción muy pequeña, pocos o muchos espacios abiertos, un almacén pequeño, paredes despintadas, etc. Todo esto lo ayudará a determinar si necesitará la ayuda de un carpintero, pintor, albañil, electricista, etc. (Guía Mudanzas, 2013. Recuperado de http://www.guiamudanzasdf.com.mx/como-mudarse-de-oficinas).

Visitar las nuevas instalaciones a la que te piensas mudar. Si cuentas con el tiempo debes explorar las diferentes opciones de lugares disponibles para mudarte, así estarás seguro que el mismo se adapta a tu estilo de vida. Para eso puede ser interesante visitar el barrio, conversar con los habitantes, recorrer las calles cercanas a la posible oficina, entre otros (5 consejos para mudar tu oficina de manera exitosa, 2014. Recuperado de http://noticias.universia.edu.pe/en-portada/noticia/2014/01/28/1078289/5-consejos-mudar-oficina-manera-exitosa.html).

Las mudanzas o traslados son siempre una experiencia estresante. No importa si se está mudando a dos ciudades o a dos manzanas de distancia; el proceso de mudanza y traslado puede hacerle sentir desgraciado e incluso desamparado. Esto se debe a que, de repente, tiene que alejarse y establecer sus raíces en un lugar totalmente diferente (Consejos para mudar la oficina, 2012. Recuperado de http://fletesenmoron.fullblog.com. ar/consejos-para-mudar-la-oficina.html).

Siente la inconfundible pérdida de control al ver extraños moviendo sus preciadas cosas durante los próximos días. Resulta incluso más difícil cuando tiene que trasladar su oficina otros (Consejos para mudar la oficina, 2012. Recuperado de http://fletesenmo ron.fullblog.com.ar/consejos-para-mudar-la-oficina.html).

Es como empezar de nuevo. Para una experiencia de traslado sin problemas, debe seguir las siguientes pautas:

Contrate a profesionales. Ellos saben cómo convertir su nueva oficina en su oficina actual y, de acuerdo a ello, trasladar las cosas (Consejos para mudar la oficina, 2012. Recuperado de http://fletesenmoron.fullblog.com.ar/consejos-para-mudar-la-oficina. html).

Ellos etiquetan todo, característica destacada del traslado. Cada elemento, la forma en la que está etiquetado, el color utilizado e incluso la posición de la etiqueta podría facilitar mucho el proceso de la mudanza (Consejos para mudar la oficina, 2012. Recuperado de http://fletesenmoron.full blog.com.ar/consejos-para-mudar-la-oficina.html).

2. Equipo de Mudanza

La parte que sigue ahora es reunir a todos aquellos que le ayudarán a efectuar la mudanza. La manera en que puede determinar a las personas que le ayudarán es pidiendo voluntarios y reuniendo al menos a todos los encargados de cada área o departamento. Al determinar a estas personas les delegará responsabilidades, ya que ellos se harán cargo de los escritorios, sillas, archivos, etc., es decir, todo el mobiliario de su departamento o área y no solo el de su oficina. En el caso de las empresas o negocios pequeños, son menos las personas que necesitará, quizás a lo mucho 5 personas de su confianza serán suficientes. Su equipo le puede ayudar a determinar los problemas que hay en su vieja oficina y solucionarlos con la nueva; es importante que integre todos los puntos de vistas posibles para no tener personas inconformes con la decisión que tomó (Guía Mudanzas, 2013. Recuperado de http://www.guiamudanzasdf.com.mx/como-mudarse-de-oficinas).

Para las empresas profesionales, cada elemento de la oficina tendrá su propio lugar y tendrán cuidado de no dañar nada. Todos los elementos electrónicos, el hardware, las cosas pesadas y las delicadas serán tenidos muy en cuenta. Sin embargo, es recomendable obtener un seguro para dichos artículos. Con empresas con experiencia, puede ahorrar un montón de tiempo y energía, y puede comenzar a trabajar antes de lo que había anticipado. Debe informar a sus clientes sobre el retraso en sus proyectos debido a este traslado. Deles un periodo de tiempo específico y ajústese a él. La especificación del plazo de tiempo requiere que planifique el tiempo. De hecho, la planificación es algo que le ayudará a mudarse más fácilmente. Planifique todo, incluso lo inesperado. Debe saber que justo después de mudarse, hay cosas que puede no ser capaz de dar por sentado durante algún tiempo, aunque sea por un día. Así que debe tener una alternativa prevista para ello (Consejos para mudar la oficina, 2012. Recuperado de http://fletesenmoron.fullblog. com.ar/consejos-para-mudar-la-oficina.html).

3. Reunión de Mudanza

Quizás al principio no todos necesitan estar enterados de que se mudan, pero cuando ya esté todo bien organizado, es necesario informar a todo su personal de que se mudan. Para esto lo recomendable es agendar una reunión en la que todos asistan obligatoriamente y se les notifique de la mudanza proporcionándoles detalles de la misma. Es importante que con esto esté al tanto de las preocupaciones, limitaciones o problemas que puedan tener sus trabajadores con el cambio, ya que para muchos puede ser algo estresante (Guía Mudanzas, 2013. Recuperado de http://www.guiamudanzasdf.com.mx /como-mudarse-de-oficinas).

4. Determinar Presupuesto

Para determinar el presupuesto en específico es importante que primero haga una investigación de los tipos de mudanzas que están disponibles y saber si cubren todas sus necesidades. Ahora, si no está seguro de cuánto puede disponer de presupuesto puede pedir a los servicios de mudanza que le hagan presupuestos y se los envíen, donde le determinen qué le cobran, si cuenta con seguro, si incluye embalaje, seguridad, etc. (Guía Mudanzas, 2013. Recuperado de http://www.guiamudanzasdf.com.mx/como-mudar se-de-oficinas).

Evalúa tu presupuesto. ¿Contratarás a alguien para transportar tus pertenencias o alquilarás un camión para hacer el trabajo tú mismo? ¿Tienes dinero ahorrado? ¿Aún tienes tiempo para ahorrar el dinero que necesitarás? ¿Tu empleador cubrirá parte del costo de traslado?. Si tu empleador te está ayudando, asegúrate de que todo quede por escrito, incluyendo los cambios que hayan acordado verbalmente o por cualquier otro medio. Las cosas pueden salir mal y es necesario tener confirmaciones escritas para garantizar que recibas un reembolso de forma adecuada (Cómo planear una mudanza. Recuperado de http://es.wikihow.com/planear-una-mudanza).

Los registros escritos también son vitales al momento de lidiar con agentes de mudanzas profesionales. Tienes que asegúrate de tener un contrato aprobado el cual hayas leído al detalle sin dejar de pasar en alto cada detalle, de haber verificado y firmado (tanto tú como la compañía de mudanzas) todas las listas de inventarios (Cómo planear una mudanza. Recuperado de http://es.wikihow.com/planear-una-mudanza).

5. Asignar Tareas

En este punto ya estará casi listo y solo necesita afinar detalles, para esto es muy útil asignar tareas (recuerde, la carga de la mudanza no es solo su responsabilidad), reúna a su equipo de trabajo para hacer una lista de cosas y un horario completo de los días de mudanza. Después de asignar las tareas los responsables de cada área deben asignar otras a su personal, de tal forma que al final todos terminen cooperando con la mudanza y el trabajo se facilite. Encontrar los fletes y mudanzas ideales es muy difícil, así que esto se lo puede asignar a otras personas, dándole un par de indicaciones, proporcionando un presupuesto tentativo. Ellos tendrán la exclusiva responsabilidad de encontrar el servicio más apropiado (Guía Mudanzas, 2013. Recuperado de http://www.guiamudanzasdf.com. mx/como-mudarse-de-oficinas).

6. Búsqueda de empresas de mudanzas en su ciudad

En google podrá comparar todas las empresas de fletes y mudanzas en su ciudad, leer comentarios sobre las empresas, conocer la ubicación por mapa, delegación o colonia, así como más artículos relacionados a los fletes que ellos han realizado. Por ejemplo cómo buscar la mudanza más económica, cómo mudarse de casa, cómo empacar sus bienes, e información sobre fletes y mudanzas (Guía Mudanzas, 2013. Recuperado de http://www.guiamudanzasdf.com.mx/como-mudarse-de-oficinas).

Elegir una empresa de mudanzas, se tienen que comparar la calidad y precio del servicio que ofrecen las empresas que consultemos y elijamos una empresa para realizar nuestra mudanza. Es fundamental evaluar bien el contrato y fijar la fecha de la mudanza. Realizar los preparativos: embalar todo prolijamente evita el desorden y el peligro de que se rompan objetos frágiles. El día del traslado, etiquetar las cajas y tener todo listo cuando llega la empresa de mudanza nos ahorrará tiempo. No podemos olvidar los permisos para estacionar el camión. Reacomodar y ordenar el nuevo local nos puede tomar algunos días, tenemos que tenerlo en cuenta antes de fijar una fecha para re-inaugurar. Lo importante es chequear que funcione todo lo necesario: artefactos eléctricos, cajeros, etc. Por último, disfrutar cuando ya estamos mudados, ahora podemos trabajar con todas las ventajas que ofrece el nuevo espacio a nuestro negocio (10 pasos para mudar tu negocio. Recuperado http://www.mudarte.com.ar/blog/10-pasos-para-mudar-tu-gocio/#sthash.V2YgGMOx.dpuf).

I. PROBLEMA A RESOLVER

La empresa objeto del presente estudio, es un negocio que se dedica a la venta de equipos varios de cocina, así como también, presta el servicio de reparación, mantenimiento e instalación de equipos.

Actualmente, la empresa se encuentra ubicada en la zona 7 de la ciudad de Guatemala, donde se alquilan las instalaciones para el área de tienda, ventas, administrativa, taller y bodegas. También, se alquila en la zona 11 una bodega para almacenar todos los equipos que se importan de varios países.

Debido a la demanda, la empresa creció y la infraestructura del taller y bodegas no se dan abasto para satisfacer las necesidades actuales.

I. JUSTIFICACIÓN

Actualmente la empresa alquila el bien inmueble en zona 7 y una bodega en zona 11. En los últimos 2 años, la empresa ha crecido y el espacio físico se fue reduciendo poco a poco, por lo que gerencia general tomó la decisión de adquirir un bien inmueble propio, donde se centralizarán bodegas, taller, tienda y el área administrativa. Por lo que se requiere analizar el aprovechamiento óptimo de las nuevas instalaciones.

I. OBJETIVOS

1. General:

Realizar un estudio técnico para reubicar todas las áreas de la empresa, en las nuevas instalaciones que se adquirieron, sin que se afecten los procesos internos.

2. Específicos:

· Realizar un levantado de planos de las nuevas instalaciones.

· Determinar donde se ubicarán los diferentes departamentos en la nueva instalación.

· Analizar si se realizarán trabajos previos de obra civil, instalación eléctrica, iluminación, ventilación, servidor, etc.

· Programar la logística de traslado de cada una de las áreas, sin afectar la operación diaria de la empresa

I. METODOLOGÍA

1. Tipo de estudio

El tipo de estudio utilizado es el de campo y el mismo se clasifica en un estudio descriptivo, ya que la problemática identificada por parte de Departamento de Servicios, es dar solución al problema por medio de un estudio técnico para reubicar todas las áreas de la empresa, en las nuevas instalaciones.

2. Universo

El universo está definido por la empresa, quién se dedica a la venta de equipos de cocina y prestadora de servicios de mantenimiento a equipos eléctricos, electrónicos, de refrigeración y gas.

3. Población

Somos todas las personas que laboramos dentro de la empresa.

4. Muestra

Se caracteriza por las personas que estarán involucradas en el proceso de mudanza hacia las nuevas instalaciones de la empresa.

5. Variables

Son todas aquellas circunstancias que vayan saliendo al momento de realizar el levantado de planos en las nuevas instalaciones, como por ejemplo: instalar aire acondicionado para las áreas que lo requieran, pintura, iluminación, etc.

6. Métodos y técnicas de recolección de la información

Se utilizará el método de campo, donde se recopilará toda la información de las nuevas instalaciones como de las actuales, para poder hacer un match por medio de un levantamiento de planos y realizar la logística de mudanza, para no afectar la operación de cada departamento al momento del traslado.

7. Método de análisis de la información

Realización de un estudio técnico para reubicar la empresa en las nuevas instalaciones, todo lo referente a la mudanza.