ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
I. MARCO TEÓRICO
A. Antecedentes
B. Estudio
Técnico
C. Consideraciones a tomar al momento de mudar una empresa
II. PROBLEMA A RESOLVER
III. JUSTIFICACIÓN
IV. OBJETIVOS
1. Generales
2. Específicos
V. METODOLOGÍA
1. Tipo de estudio
2. Universo
3. Población
4. Muestra
5. Variables
6. Métodos y técnicas de
recolección de la información
7. Método de análisis de la
información
VI. CRONOGRAMA
VII. BIBLIOGRAFÍA
D
D
INTRODUCCIÓN
La presente investigación
se refiere al tema del estudio técnico para la re ubicación de una empresa
dedicada a la venta de equipos de cocina y prestadora de servicios de
mantenimiento a equipos eléctricos, electrónicos, de refrigeración y gas, en la
ciudad de Guatemala.
La característica
principal de este tipo de estudio es la mudanza en sí de la empresa, la cual se
encuentra ubicada en zona 11 y se quiere trasladar a unas instalaciones
existentes en la zona 12, por lo que hay que trasladar todas las oficinas
administrativas, la tienda, el taller y unas bodegas a las instalaciones que
fueron adquiridas por parte del Gerente General a principios de este año.
Para analizar esta
problemática es necesario de mencionar sus la causa principal y de la cual se
derivan varias y si no se toma en cuenta el hacer un estudio previo a la
mudanza, la empresa tendrá problemas financieros (gastos innecesarios por que
no fueron previstos), tiempo (que se alargó el proyecto por no contemplarse una
planificación) y molestias por parte de toda la organización (por no realizar un
proyecto técnico).
La importancia de
realizar un estudio técnico y de campo es fundamental para el éxito de todas
las actividades que hay que hacer antes, durante y después de la mudanza de
toda la empresa, logrando así, un buen control presupuestario, que se lleve una
excelente logística en el traslado de todas las cosas de la empresa, la
organización y motivación de todo el personal de la organización, que a la
larga, todos están involucrados en el proyecto.
I.
MARCO TEÓRICO
A. Antecedentes
La empresa Cocinas, S.A.,
es una empresa que se dedica a la venta de equipos, repuestos y servicios para
la cocina comercial a nivel Guatemala, Honduras y El Salvador. Cuenta con un departamento de servicio
técnico, el cual presta el servicio de
reparación y mantenimiento preventivo a los diferentes equipos que hay en el
mercado. También, se tiene una tienda la
cual se encuentra surtida con un gran stock de equipos, repuestos y accesorios,
para satisfacer la demanda de sus clientes.
Para efectos del presente
trabajo, a la empresa se le llamará Cocinas, S.A., para respetar la
confidencialidad de la misma, así como de las empresas que ellos representan en
los 3 países. Cocinas, S.A., tiene sus
oficinas centrales y 2 bodegas ubicados en zona 7 de la ciudad de Guatemala,
así como también, un par de bodegas ubicadas en zona 10 y 11, una sala de
ventas en zona 10, una en Quetzaltenango, 2 en San Salvador, una en San Pedro
Sula y una en Tegucigalpa. Actualmente, la
empresa alquila el edificio donde se encuentran ubicadas las oficinas
centrales, así como también, las bodegas donde se almacenan los repuestos,
accesorios y equipos que ellos importan de diferentes países. En este año, el gerente general decidió que
era el momento de adquirir un edificio propio para centralizar oficinas y
bodegas en un mismo lugar (información proporcionada por la empresa, 2015).
Dentro de las oficinas
centrales, se encuentran 2 bodegas, una tienda, un taller y las oficinas donde
se encuentran todos los departamentos que conforman la empresa. Hoy en día, el espacio físico se ve reducido
debido al crecimiento de la organización en los últimos 5 años, así como de la
gran demanda de equipos por parte de las diferentes franquicias y negocios
particulares que hay en el mercado guatemalteco.
Cocinas, S.A., compró un
edificio ubicado en la zona 12, por lo que se tenía planeado hacer el traslado
de bodegas y oficinas en el mes de junio.
El traslado nunca se llevó a cabo, esto se debió a que el proceso de compra
fue muy lento. Cuando las partes
involucradas firmaron el documento de compra del bien inmueble, se tomó la
decisión que el traslado de las bodegas y oficinas se llevarían a cabo en el
mes de agosto.
Gerencia general informó
en una reunión formal a las gerencias y jefaturas de la empresa de su nueva
adquisición y que el traslado se estaría llevando a cabo en el mes de agosto,
por lo cual todos deberían estar preparados para llevar a cabo dicha
solicitud. El gerente de servicios,
solicitó al gerente general ir a ver físicamente el nuevo edificio para hacer
las sugerencias respectivas y que el proceso de mudanza no fuera complicado
para todo el personal de la organización, así como también, no afectar la
operación diaria de la empresa (información proporcionada por la empresa, 2015).
Se programó la visita a
las nuevas instalaciones y el día en que se fue a revisar el nuevo lugar,
se dieron varias recomendaciones de
forma verbal al gerente general, previo a realizar la mudanza de toda la
empresa, la cual no se llevaría a cabo en el mes de agosto. Por lo cual se solicitó al gerente general,
hacer un estudio técnico para reubicar de la mejor forma a la empresa en las
nuevas instalaciones.
Cocinas, S.A., inicia
operaciones en Guatemala en 1993 con un pequeño local ubicado en la zona 7, a
diferencia de hoy en día, en ese entonces inicia con la venta y reparación de
equipos de refrigeración, por lo que en los siguientes años logra posicionarse
de una manera rápida y sostenible en el mercado guatemalteco. En los próximos años, empieza a tener demanda
de equipos de refrigeración, eléctricos, electrónicos y a gas (información
proporcionada por la empresa, 2015).
Por lo que Cocinas, S.A.,
decide reunirse con las diferentes casas matrices de las diferentes marcas que
la empresa empezaba a manejar en el mercado nacional, logrando ser el
distribuidor de muchas marcas en Guatemala para manejar la representación de
las mismas y poder ofrecer garantías en equipos, repuestos y servicios.
Este crecimiento
sostenible lleva a la empresa a consolidarse como una empresa sólida en el
mercado nacional, por lo que necesitó fortalecerse aún más por medio de la
asociación de otro empresario a nivel económico como administrativo, para poder
crecer y poder cumplir con la demanda que se le vendría en los siguientes años.
Esta alianza técnico -
operativo y administrativo - comercial, logra consolidarse como una operación
eficiente y en la incorporación de la compañía en nuevos mercados, como lo son
hoy en día Honduras y El Salvador.
Cocinas, S.A., cuenta con
una variedad de equipos, repuestos y servicios para la cocina comercial, de los
cuales podemos mencionar los siguientes (información proporcionada por la
empresa, 2015):
-
Equipos:
· Cocinas:
Estufas maestras y eléctricas, lava platos, hornos de cocción acelerada,
freidores, mesas frías, licuadoras industriales, planchas grill y refrigeración
comercial.
Figura 1.
Estufa Maestra
Fuente: http://www.iihmsa.com
Figura 2.
Plancha grill
Fuente: http://woodstone-corp.com
· Bar:
Panini grill, freidoras de mesa, Creperas, Waffleras, lavalozas para bar,
licuadoras para bar, máquina de hielo para bar, Capuccineras, percoladoras para
bar, mesas frías de trabajo con gavetas, máquinas de Milkshake y máquinas de
helado para bar.
Figura 3. Lavaloza para bar
Fuente: http://www.lavalozas.com.mx
· cafés y Pastelerías: freidores y planchas de mesa, Sandwicheras, Capuccineras,
Creperas, mesas frías, Panini grill, máquinas de Milkshake, Waffleras,
cafeteras y exhibidores fríos y congelados.
Figura 4. Capuccinera
Fuente: http://www.clasf.co
· Panaderías:
Carros de utensilios, hornos de panadería, estufas de inducción, equipos de
cocción mixta y estufas.
Figura 5. Horno de pan
Fuente:
http://www.archiexpo.es
· Restaurantes:
Licuadoras industriales y para Smoothies, equipos de cocción acelerado, equipos
de cocción mixta, mantenedores fríos y congelados, horno microondas, estufas,
parrillas, planchas grill, Ice Markers y estufas maestras.
Figura 6. Horno microondas
Fuente: http://
www.middleby.es
· Pizzas:
mantenedores fríos y congelados, hornos de banda y pizza, drop in frío, mesas
frías con gavetas, amasadoras industriales, estufas de inducción y mantenedores
de pizza.
Figura 7. Horno de pizza
· Comida
rápida: freidores, cafeteras, percoladoras, refresqueras, máquinas de helado,
dispensadores, mantenedores fríos y congelados, lámparas de calor y hornos de
banda.
Figura 8. Horno de banda
Fuente: http://www.dosilet.com
· Tiendas
de conveniencia: Poporoperas, mantenedoras de hot dog, contenedores de nachos,
máquinas para granizada, refresqueras, mantenedoras de pizza, microondas,
exhibidores de pollo, mantenedoras de salsa caliente.
Figura 9. Poporopera
-
Accesorios:
·
Cristalería:
platos, tazas y vasos de melanina; platos, tazas y vasos de vidrio.
Figura 10. Kit
de platos de melamina
·
Cuchillos:
para carnicería, panadería y peladores.
Figura 11. Juego
de cuchillos
·
Decoración
y panadería: brochas y colorantes.
Figura 12. Brochas
para panadería
·
Equipos
de limpieza: botes de basura, escobas, escobones y jaladores de agua.
Figura 13. Botes
de basura
·
Mangas:
desechables, de manta y plásticas.
Figura 14. Mangas
desechables
·
Mantenedores:
de chaffin e insertos.
Figura 15. Mantenedor
de chaffin
·
Mezcladores:
a la pared, al piso y pre rinse.
Figura 16. Mezclador
pre rinse
Fuente:
http://es.aliexpress.com
· Otros:
abrelatas, balanzas, baños maría, bolsas para pizza, gabachas, guantes,
rebanadores, termómetros y termómetros para café.
Figura 17. Baño
maría
Fuente:
http://www.supermaq.cl
· Porcionadores:
cucharas de policarbonato, cucharones, dispensadores de hielo, gelato y helado.
Figura 18. Kit
de cucharones y accesorios varios
·
Sartenes:
Works, ollas y sartenes de acero inoxidable.
Figura 19. Kit
de ollas y sartenes de acero inoxidable
Fuente:
http://www.neetguias.org
-
Mobiliario:
Estanterías, lavamanos, lavamanos de pedestal, lava trastes y mesas de trabajo.
Figura 20. Estantería
Fuente: http://www.hellopro.es
-
Cursos:
·
Cursos
de mantenimiento operativo a personal operativo.
·
Cursos
de mantenimiento preventivo a personal técnico.
Figura 21. Curso de capacitación
-
Servicios
varios:
·
Mantenimiento
preventivo de equipos.
·
Instalación
de equipos y cuartos fríos.
Figura 22. Instalación de cuarto frío
Fuente: http://www.chillercolombia.com
A. Estudio
técnico
La evaluación de
proyectos comprende un análisis detallado de varios factores o variables que
puedan afectar un proyecto. Por tal
razón, existe un conjunto de estudios que se realizan con el fin de determinar
la viabilidad del proyecto desde determinadas perspectivas, por lo que un
inversionista sin duda alguna optará por aquellos proyectos que sean viables en
todos los aspectos y que le maximicen su riqueza. Dentro de estos estudios, uno de los
principales es, el estudio técnico. La necesidad de este estudio surge de la
incógnita de cómo producir un producto o servicio, en qué lugar y cuánto se
debe producir. Para ello utiliza
información de otros estudios como por ejemplo el estudio de mercados que
estima la demanda de nuestro producto o servicio, así como la información de un
estudio financiero para conocer los recursos económicos y de financiamiento con
los que se disponen (Arango Alan, http://www.academia.edu/8770204/IMPORTANCIA_ESTUDIO
_ESTUDIO, 2014).
La importancia de un
estudio técnico de un proyecto, significa definir y trabajar una serie de
variables relacionadas directa o indirectamente con los ingresos y egresos
asociados a éste durante su ciclo de vida. Con relación a la viabilidad de éste, un
proyecto puede y debe ser viable desde diversas perspectivas: desde el punto de
vista comercial, administrativo, jurídico, financiero, ambiental y desde un
punto de vista técnico (Murcia Murcia, Díaz Piraquive y Medellín Duarte, 2009).
Cada una de estas viabilidades
permiten que el proyecto resulte atractivo a los inversionistas y por ende es
rentable en todos los aspectos evaluados. El objetivo de un estudio técnico es verificar
cuán posible es fabricar un producto o brindar un servicio, analizando el
tamaño óptimo, localización más favorable, equipos a utilizar, instalaciones
necesarias y la organización requerida para su ejecución (Prieto Herrera, 2009).
El estudio técnico busca responder a las interrogantes:
¿cuánto, dónde, cómo y con qué producirá la empresa?, así como diseñar la
función de producción óptima que mejor utilice los recursos disponibles para
obtener el producto o servicio deseado (Córdoba Padilla, 2011).
El hecho de que un
proyecto sea viable técnicamente significa que el bien o servicio que el proyecto
va a ofertar puede ser producido o comercializado con la tecnología disponible
y asequible para el inversionista, en la cantidad y calidad proyectada, y en la
localización seleccionada a un costo competitivo (Murcia Murcia, Díaz Piraquive
y Medellín Duarte, 2009).
Baca Urbina (2010) afirma
que para este estudio se requieren competencias de creatividad e innovación
para elaborar un producto o brindar un servicio a precio competitivo y de
calidad a un costo bajo.
Según Prieto Herrera
(2009) y Baca Urbina (2010) las partes que conforman un estudio técnico son:
análisis de localización, análisis de tamaño, análisis de disponibilidad y costo de
suministros e insumos, identificación y descripción de procesos, definición de
estructura orgánica, humana, administrativa y jurídica para operar. Según Córdoba Padilla (2011) y Murcia Murcia,
Díaz Piraquive y Medellín Duarte (2009) por su parte, generalizan este estudio
en tres partes fundamentales: tamaño, localización e ingeniería del proyecto.
La dimensión o tamaño de
un proyecto se define como su capacidad de producción en un determinado período
de tiempo en funcionamiento (Prieto Herrera, 2009). Se define como capacidad de producción al
volumen o número de unidades que se pueden producir en un día, mes o año,
dependiendo del tipo de proyecto que se está formulando (Córdoba Padilla,
2011).
Cada posible tamaño que
el proyecto pueda adoptar, influye en las especificaciones y en las cantidades
de los recursos requeridos (maquinaria, equipos, materiales, mano de obra,
etc.) y, por lo tanto, en los costos de inversión y de operación que se van a
generar durante su horizonte de vida.
Por tal razón, es de suma
importancia seleccionar el mejor tamaño o el tamaño óptimo que permita alcanzar
la máxima rentabilidad de la inversión por realizar y determinar si dicho
tamaño es posible para el proyecto (Murcia Murcia, Díaz Piraquive y Medellín
Duarte, 2009).
Prieto Herrera (2009)
indica que este tamaño óptimo no sólo es aquél que produce la rentabilidad más
alta sino que la mayor diferencia entre costo-beneficio. Para determinar este tamaño óptimo es
necesario conocer con mayor precisión tiempos predeterminados o tiempos y
movimientos del proceso, o en su defecto calcularlos (Baca Urbina, 2010). Dos criterios que se utilizan para determinar
el tamaño óptimo son buscar la máxima utilidad o el mínimo costo unitario. El primero es el más utilizado ya que minimizar
un costo no necesariamente significa maximizar las ganancias (Murcia Murcia,
Díaz Piraquive y Medellín Duarte, 2009). Según Prieto Herrera (2009) y Murcia Murcia,
Díaz Piraquive y Medellín Duarte (2009), existen por lo menos dos tipos de
“capacidades”. La capacidad instalada o capacidad
técnica que es el máximo de producción que se puede obtener mediante la
maquinaria, equipos y trabajadores actuales; y la capacidad que es económica
viable en donde se obtendrá la máxima utilidad o el menor costo unitario.
Los factores que
determinan el tamaño de un proyecto y la capacidad económicamente viable son:
la demanda del mercado, la disponibilidad de materias primas, el financiamiento
disponible, la tecnología y la organización con la que se cuenta. Todos estos factores contribuyen a simplificar
el proceso de aproximaciones sucesivas y las alternativas de tamaño, entre las
cuales se puede escoger, se reducen a medida que se examinan dichos factores
condicionantes (Baca Urbina, 2010).
La demanda es uno de los
factores más importante ya que el tamaño propuesto sólo puede aceptarse si la
demanda es claramente superior. Si fuera
igual no sería recomendable ya que sería muy riesgoso. Baca Urbina (2010) recomienda que cuando la
demanda es superior al tamaño propuesto, éste debe ser tal que sólo cubra un
bajo porcentaje de la primera, no más del 10% en un mercado libre.
El abastecimiento de
suministros e insumos es algo de vital importancia en la estimación del tamaño.
Muchas empresas frenan sus procesos por
falta de materia prima y por ende experimentan pérdidas. Es necesario contar con una serie de
proveedores que puedan abastecer a la empresa con las materias primas
necesarias, enlistando el alcance o la capacidad de suministro de cada
proveedor. Si son pocos los proveedores que puedan brindar la materia prima es
recomendable cambiar de materia prima o no avanzar con el proyecto ya que el
poder de negociación de los proveedores será demasiado alto. Otra opción puede ser la búsqueda de suministros en el extranjero,
o el cambio de tecnología y el uso de sustitutos de la materia prima para el
producto.
En términos de tecnología
debe existir una relación adecuada entre tamaño y tecnología, la cual influirá
en la relación entre tamaño, inversión y costo de producción. La tecnología y equipos tienden a limitar el
tamaño del proyecto al mínimo de producción necesario para ser aplicables (Baca
Urbina, 2010). El financiamiento es
indudablemente uno de los principales problemas que se enfrentan los
inversionistas ya que si los recursos son insuficientes para atender las
necesidades de inversión, es claro que el proyecto no puede realizarse.
Cuando existen varias
alternativas de relación tamaño-rendimiento-costo, se recomienda financiar
aquél con mayor comodidad y seguridad y que, de ser posible, ofrezca los
menores costos y el mayor rendimiento de capital.
Por último, la
organización es otro factor que influye el tamaño ya que los equipos y máquinas
no se manejan del todo solas. Debe
existir personal suficiente y capacitado apropiadamente para manejar cada uno
de los puestos de los procesos del proyecto. Si las tecnologías son muy avanzadas será
necesario recurrir incluso a personal extranjero que esté capacitado y que
pueda capacitar a otros, lo cual involucra adición de otros costos que se deben
considerar.
Es el análisis de las
variables o factores que determinan el lugar donde el proyecto logra la máxima
utilidad o el mínimo costo (Córdoba Padilla, 2011). La ubicación de una planta productora de
bienes o servicios está controlada por diversos factores y condiciones, los
cuales deben ser evaluados técnica y económicamente para asegurar que la
elección de entre varias alternativas es la más conveniente al proyecto (Prieto
Herrera, 2009).
Al hablar de localización, ésta se acompaña con mapas o planos de la zona
donde estará ubicada la empresa, la
industria, el servicio, etc. de tal forma que sea fácil su identificación junto
con los demás elementos partícipes de la decisión (Murcia Murcia, Díaz Piraquive
y Medellín Duarte, 2009).
Existen también diversos
factores que condicionan la localización de un proyecto. Los medios y costos de transporte tanto para
materias primas e insumos, como para productos terminados, resulta ser uno de
los factores de más trascendencia por el efecto económico que genera, ya que
están asociados con la disponibilidad y calidad de las vías. La disponibilidad y costo de mano de obra para
poner en marcha y para ejecutar un proyecto ocupa un lugar importante ya que no
en todos los sitios el costo de ella es igual ni en todos los lugares la
disponibilidad es la misma (mucho menos en el extranjero donde el costo,
disponibilidad y perfiles pueden variar considerablemente con respecto a lo
nacional).
La cercanía del mercado
puede influir mucho para productos perecederos y de consumo rápido, por lo que
las plantas de producción tienden a ser localizadas cerca del mercado y cerca
del consumidor final.
También deben verse
temas ambientales como la topología y calidad del suelo, la facilidad para el
desprendimiento de desechos, la disponibilidad y calidad de servicios públicos,
en especial el agua, luz y alcantarillado, así como políticas o restricciones
ambientales que impidan colocar plantas cerca del lugar o impidan e laborar
ciertos procesos de producción.
El objetivo general del
estudio de ingeniería del proyecto es resolver todo lo concerniente a la
instalación y el funcionamiento de la planta. Desde la descripción del proceso, adquisición
de equipo y maquinaria, la distribución óptima de la planta hasta la estructura
jurídica y organizativa que tendrá (Baca Urbina, 2010). Su fines optimizar los recursos disponibles
para la fabricación del producto o la prestación del servicio (Prieto Herrera,
2009).
Mediante el estudio de
ingeniería se determina la función de producción óptima para la utilización
eficiente y eficaz de los recursos disponibles destinados a la producción de
bienes o servicios. Para ello deben
analizarse las distintas alternativas y condiciones en que pueden combinarse
los factores productivos, identificados a través de la cuantificación y
proyección del monto de inversiones, costos e ingresos que se asocian a cada
una de las alternativas de producción (Córdoba Padilla, 2011).
La producción es un
proceso sistemático, incluye entradas, procesos y salidas. El proceso de producción se define como la
fase en que una serie de materiales o insumos son transformados en productos
manufacturados mediante la participación de la tecnología, los materiales y las
fuerzas de trabajo para producir un resultado final el cual es el producto y
subproductos así como cualquier residuo que pueda generar el proceso de
transformación (Córdoba Padilla, 2011).
La importancia del
estudio técnico radica pues en resolver incógnitas con las que nos toparemos
antes de determinar si se hará un proyecto o no. No es necesario únicamente determinar qué es
lo que con el proyecto se producirá o brindará sino el dónde, cómo y cuánto se
producirá. El estudio técnico no debe
realizarse a la ligera ya que la estimación de medidas óptimas es muy
importante: la localización óptima, el tamaño óptimo y la ingeniería y
distribución de planta óptima. Muchos
proyectos fracasan porque se basan únicamente en la demanda de su estudio de
mercado pero no en la capacidad que tiene sus plantas para producir lo
demandado. Otros proyectos fracasan por
no considerar el poder de negociación de los proveedores ni cuán difícil pueda
llegar a reabastecer sus plantas de suministros y materia prima. Y otros pocos fracasan por no haber contemplado
una buena ubicación de sus plantas y los costos y tiempo de transporte de
materia prima y de productos finales se elevan demasiado superando los
beneficios obtenidos por su venta.
Al igual que otros estudios,
este estudio pretende reducir la incertidumbre de lo que puede o
no puede pasar. De lo que puede llegar a ser viable y en qué punto ya no lo
será (Arango Alan, http://www.academia.edu/ 8770204/IMPORTANCIA_ESTUDIO, 2014).
El estudio técnico de la
infraestructura de un edificio, es el conjunto de informes, presupuestos,
planos y diagramas que sirven para estudiar y decidir que trabajos previos hay
que realizar antes de ocupar un bien inmueble.
Para poder realizar un
proyecto de inversión, se tiene que seguir una serie de pasos y un protocolo.
Principalmente se tienen que hacer estudios de variables que inciden en
la factibilidad y rentabilidad del proyecto. Por esta razón, para que el proyecto sea un
éxito, tiene que implementarse el estudio técnico (http://e-tecnico.webnode.es/servicios/).
Dichas variables o serie
de pasos, son todos aquellos procesos que una empresa tiene y lleva a cabo
todos los días, en donde se ve involucrada la cantidad de maquinaria, el
personal, el espacio físico donde se llevan a cabo todos los procesos, así como
también el espacio físico de bodegas de almacenaje y todas las áreas
administrativas de la organización.
El tamaño del proyecto
consiste en determinar el tamaño o dimensionamiento que deben tener las
instalaciones, así como la capacidad de la maquinaria y equipos requeridos por
el proceso de conversión del proyecto (Ana Guisela Pazos Villalva, 2013,
recuperado de http://es.slideshare.net/ JFMayorgaJ/estudio-tcnico).
La importancia de este
estudio radica en que permite proponer y analizar un conjunto de opciones y
relaciones entre variables de tecnología, costos, rendimiento, distribución, tamaño,
mobiliario y equipo, maquinaria, etc., por lo que se puede escoger la
alternativa que represente la situación óptima que permita desarrollar el
producto o brindar el servicio deseado. Sin
este estudio, la tecnología no podría ser la adecuada, o la localización podría
aumentar los costos o la capacidad instalada podría no ser suficiente o ser demasiada,
conduciendo cada una de estas situaciones al fracaso del proyecto.
El siguiente esquema
nos ayuda a analizar todos los requerimientos o factores a considerar al
momento de tomar una decisión, en este caso es el de mudar una empresa de un
lugar a otro.
Figura 23. Mapa
mental de un estudio técnico
Fuente: http://es.slidehare.net/bmartinezangarita/estudio-tecnico-f-de-proyectos
Es muy importante saber
qué es lo que quiere la máxima autoridad de la organización, esta máxima
autoridad puede ser un dueño, grupo de socios, junta directiva de socios,
director general, gerente general, etc., por lo cual hay que preguntar qué
planes o que requerimientos tienen ellos al momento de hacer el traslado a las
nuevas instalaciones.
Este primer paso es clave
en la ejecución del estudio técnico, ya que si únicamente se decide hacer el
traslado y ubicar a todos los departamentos en base al criterio de lo que ellos
indiquen, podremos hacer un estudio técnico más sencillo y sin ocupar tiempo en
hacer los detalles que requiere cada área o departamento. Así como también, si el traslado lo realizará
una empresa de mudanza o se realizará por medio de todo el personal de la
empresa.
En un estudio técnico se
deben de responder las siguientes interrogantes que son claves previo a mudar
una empresa:
-
¿Hacia a donde se trasladará la empresa?
-
¿Se trasladarán todas las cosas de la empresa?
-
¿Quién realizará la mudanza?
-
¿Cuál es la logística de la mudanza?
-
¿En qué fecha se realizará la mudanza?
-
¿Cuánto tiempo se llevará en el traslado?
En
un estudio técnico se pretende resolver las preguntas referente a dónde,
cuándo, cuanto, cómo, etc., para garantizar la buena funcionalidad del área de
ventas, administrativa, técnica y de operaciones de la empresa en las nuevas
instalaciones, utilizando de mejor forma todos los recursos que conlleva cada
parte que integra toda la organización (Breyner Martínez, 2010, recuperado de http://es.slideshare.net/bmartinezangarita/estudio-tecnico-f-de-proyectos).
Algo
que es muy importante, es ir a visitar las nuevas instalaciones donde la
empresa se quiere trasladar. Las nuevas
instalaciones deben de llenar requisitos básicos para su buena operación, estos
requisitos son:
-
Agua potable.
-
Energía eléctrica.
-
Drenajes.
-
Servicios sanitarios.
-
Acceso para línea telefónica, cable e internet.
-
Contar con planos de las instalaciones.
Para
el caso que no se cuente con planos del bien inmueble, se tendrá que proceder a
contratar a una empresa para que realice
el levantado de planos para poder empezar a realizar los análisis
correspondientes y decidir donde se ubicarán los equipos, las áreas de oficinas
administrativas, las bodegas de almacenamiento, el taller, la sala de ventas y
parqueo de vehículos.
El
estudio técnico nos da una visión clara de las variables que aparecen en la
formulación del proyecto, como lo son:
-
Ubicación del proyecto.
-
Cantidad de bienes o servicios a brindar.
-
Procesos para hacerlos.
-
Tamaño de las instalaciones.
-
Cantidad de mano de obra a contratar.
En
otras palabras, nos muestra la viabilidad del proyecto, reconociendo el tamaño
de la demanda a satisfacer en el mercado (Luis Concha, 2011, recuperado de http://es.slideshare.net/LuisConcha-91/estudio-tecnico-de-un-proyecto).
El
tamaño del proyecto es la variable más importante de un proyecto, se basa en
los resultados de estudio de mercado, este ayuda a tener una idea de la futura
demanda, lo cual determina la magnitud del proyecto (Luis Concha, 2011,
recuperado de http://es.slideshare.net/LuisConcha-91/estudio-tecnico-de-un-proyecto).
El
estudio técnico del proyecto desde la óptica financiera, tiene por objeto
proveer información para cuantificar el monto de las inversiones y de los
costos de operación pertenecientes a esta área.
Este estudio debe definir la función de producción que
optimice la utilización de los recursos disponibles
en la producción del bien o servicio del proyecto. De aquí podrá obtenerse la
información de las necesidades de capital, mano de obra y recursos materiales,
tanto para la puesta en marcha, como para la posterior operación del proyecto.
También, toda estructura puede definirse en
términos de su tamaño, tecnología administrativa y complejidad de operación. Conociendo esto podrá estimarse el
dimensionamiento físico necesario para la operación, las necesidades de
equipamiento de las oficinas, las características del recurso humano que
desempeñará las funciones y los requerimientos de materiales, entre otras
cosas. La cuantificación de estos elementos en términos monetarios y su
proyección en el tiempo son los objetivos que busca el estudio organizacional (Estudio
Técnico del Proyecto. Recuperado de
http://www.ecolink.com.ar/proyectos -de-inversion/estudio).
A. Consideraciones
a tomar al momento de mudar una empresa
Preparar una mudanza de cualquier tipo es algo que
se necesita planear desde un principio y que requiere de dos cosas: tiempo y
dinero. La verdad ningún tipo de mudanza es barata, quizás algunas resultan más
económicas que otras pero siempre habrá gastos en ellas. Ahora bien, mudarse de oficina o a una
oficina no es lo mismo que mudarse de casa, debido a que en las oficinas hay otro
tipo de mobiliario que en las casas, además de que implicar el tener que
coordinar a todo su personal para que le ayuden y preparen sus cosas. Moverse de oficina es una tarea que
implica la ayuda de todos sus colegas y personal; no es algo que pueda hacer
solo una persona. Para lograr el propósito de mudarse de oficina, le ayudaremos
con unos pasos básicos para comenzar. (Guía Mudanzas, 2013. Recuperado de http://www.guiamudanzasdf.com.mx/como-mudarse-de-oficinas).
Las
consideraciones que debe tomar una organización al momento de mudarse de un
lado a otro, son muy importantes para que todo el proceso de traslado sea un
éxito, ya que se deben de optimizar las nuevas áreas a ocupar y no caer en
gastos adicionales por no contemplarse con antelación (Guía Mudanzas,
2013. Recuperado de http://www.guiamudanzasdf.com.mx/como-mudarse-de-oficinas). Lo que se debe de tomar en cuenta es:
1.
Plan de Mudanza
Al
mudarse lo que necesita es planear primero montando diferentes escenarios para
poder mudarse en la mejor situación. Eso precisamente lo necesita discutir con
las personas que lo ayudaran a dirigir y supervisar la mudanza, de tal modo que sea factible realizarla
cuando se disponga de una fecha fija. Por
ejemplo, para una empresa pequeña necesitará programar la mudanza al menos ocho semanas antes, aunque lo más recomendable es que
lleguen a ser hasta tres meses antes; para empresas mediana o grandes se
necesitan periodos de hasta ocho meses antes. Verdaderamente la planeación con
tiempo es la clave (Guía Mudanzas, 2013.
Recuperado de
http://www.guiamudanzasdf.com.mx/como-mudarse-de-oficinas).
Lo
segundo que necesita hacer es tener la suficiente información sobre el espacio
nuevo al que se mudará. Revise pisos,
que las instalaciones eléctricas funcionen bien, que cuente con bodegas, etc.,
y lo más importante, es determinar la disponibilidad de la oficina. Algo que le puede ayudar a determinar la
disponibilidad de la oficina (en cuanto a espacios), es que compare sus viejas
oficinas con las nuevas, vea qué es lo que le falta o carece en la vieja y
asegúrese que la nueva satisfaga las necesidades que tiene. También haga una lista de los posibles
problemas que pueda llegar a tener en sus nuevas oficinas, cosas como un área de recepción muy pequeña,
pocos o muchos espacios abiertos, un almacén pequeño, paredes despintadas, etc.
Todo esto lo ayudará a determinar si necesitará la ayuda de un carpintero,
pintor, albañil, electricista, etc. (Guía Mudanzas, 2013. Recuperado de http://www.guiamudanzasdf.com.mx/como-mudarse-de-oficinas).
Visitar
las nuevas instalaciones a la que te
piensas mudar. Si cuentas con el tiempo
debes explorar las diferentes
opciones de lugares disponibles para mudarte, así estarás seguro que el
mismo se adapta a tu estilo de vida. Para eso puede ser interesante visitar el
barrio, conversar con los habitantes, recorrer las calles cercanas a la posible
oficina, entre otros (5 consejos para mudar tu oficina de manera exitosa, 2014. Recuperado de http://noticias.universia.edu.pe/en-portada/noticia/2014/01/28/1078289/5-consejos-mudar-oficina-manera-exitosa.html).
Las mudanzas o traslados
son siempre una experiencia estresante. No importa si se está mudando a dos
ciudades o a dos manzanas de distancia; el proceso de mudanza y traslado puede
hacerle sentir desgraciado e incluso desamparado. Esto se debe a que, de
repente, tiene que alejarse y establecer sus raíces en un lugar totalmente
diferente (Consejos para mudar la oficina, 2012. Recuperado de http://fletesenmoron.fullblog.com.ar/consejos-para-mudar-la-oficina.html).
Siente la inconfundible
pérdida de control al ver extraños moviendo sus preciadas cosas durante los
próximos días. Resulta incluso más difícil cuando tiene que trasladar su oficina otros (Consejos para mudar la
oficina, 2012. Recuperado de http://fletesenmoron.fullblog.com.ar/consejos-para-mudar-la-oficina.html).
Es como empezar de nuevo.
Para una experiencia de traslado sin problemas, debe seguir las siguientes
pautas:
Contrate a profesionales.
Ellos saben cómo convertir su nueva oficina en su oficina actual y, de acuerdo a ello, trasladar las cosas (Consejos
para mudar la oficina, 2012. Recuperado
de http://fletesenmoron.fullblog.com.ar/consejos-para-mudar-la-oficina.html).
Ellos etiquetan todo,
característica destacada del traslado. Cada elemento, la forma en la que está
etiquetado, el color utilizado e incluso la posición de la etiqueta podría
facilitar mucho el proceso de la mudanza (Consejos para mudar la oficina, 2012. Recuperado de http://fletesenmoron.fullblog.com.ar/consejos-para-mudar-la-oficina.html).
2. Equipo de Mudanza
La
parte que sigue ahora es reunir a todos aquellos que le ayudarán a efectuar la mudanza. La manera en que puede determinar a las
personas que le ayudarán es pidiendo voluntarios y reuniendo al menos a todos
los encargados de cada área o departamento.
Al determinar a estas personas les delegará responsabilidades, ya que ellos
se harán cargo de los escritorios, sillas, archivos, etc., es decir, todo el
mobiliario de su departamento o área y no solo el de su oficina. En el caso de las empresas o negocios
pequeños, son menos las personas que necesitará, quizás a lo mucho 5 personas
de su confianza serán suficientes. Su
equipo le puede ayudar a determinar los problemas que hay en su vieja oficina y
solucionarlos con la nueva; es importante que integre todos los puntos de
vistas posibles para no tener personas inconformes con la decisión que tomó (Guía
Mudanzas, 2013. Recuperado de http://www.guiamudanzasdf.com.mx/como-mudarse-de-oficinas).
Para las empresas
profesionales, cada elemento de la oficina tendrá
su propio lugar y tendrán cuidado de no dañar nada. Todos los elementos electrónicos, el hardware,
las cosas pesadas y las delicadas serán tenidos muy en cuenta. Sin embargo, es recomendable obtener un seguro para dichos artículos. Con empresas
con experiencia, puede ahorrar un montón de tiempo y energía, y puede comenzar
a trabajar antes de lo que había anticipado.
Debe informar a sus clientes sobre el retraso en sus proyectos debido a
este traslado. Deles un periodo de tiempo específico y ajústese a él. La especificación del plazo de tiempo
requiere que planifique el tiempo. De hecho, la planificación es algo que le
ayudará a mudarse más fácilmente. Planifique todo, incluso lo inesperado. Debe
saber que justo después de mudarse, hay cosas que puede no ser capaz de dar por
sentado durante algún tiempo, aunque sea por un día. Así que debe tener una
alternativa prevista para ello (Consejos para mudar la oficina, 2012. Recuperado de http://fletesenmoron.fullblog.com.ar/consejos-para-mudar-la-oficina.html).
3. Reunión de Mudanza
Quizás
al principio no todos necesitan estar enterados de que se mudan, pero cuando ya
esté todo bien organizado, es necesario informar a todo su personal de que se
mudan. Para esto lo recomendable es
agendar una reunión en la que todos asistan obligatoriamente y se les notifique
de la mudanza proporcionándoles detalles de la misma. Es importante que con esto esté al tanto de
las preocupaciones, limitaciones o problemas que puedan tener sus trabajadores
con el cambio, ya que para muchos puede ser algo estresante (Guía Mudanzas,
2013. Recuperado de
http://www.guiamudanzasdf.com.mx/como-mudarse-de-oficinas).
4. Determinar Presupuesto
Para determinar el presupuesto en específico es importante que
primero haga una investigación de los tipos de mudanzas que están disponibles y
saber si cubren todas sus necesidades. Ahora,
si no está seguro de cuánto puede disponer de presupuesto puede pedir a los
servicios de mudanza que le hagan presupuestos y se los envíen, donde le
determinen qué le cobran, si cuenta con seguro, si incluye embalaje, seguridad,
etc. (Guía Mudanzas, 2013. Recuperado de
http://www.guiamudanzasdf.com.mx/como-mudarse-de-oficinas).
Evalúa
tu presupuesto. ¿Contratarás
a alguien para transportar tus pertenencias o alquilarás un camión para hacer
el trabajo tú mismo? ¿Tienes dinero ahorrado? ¿Aún tienes tiempo para ahorrar
el dinero que necesitarás? ¿Tu empleador cubrirá parte del costo de traslado?. Si tu empleador te está ayudando, asegúrate
de que todo quede por escrito, incluyendo los cambios que hayan acordado
verbalmente o por cualquier otro medio. Las cosas pueden salir mal y es
necesario tener confirmaciones escritas para garantizar que recibas un
reembolso de forma adecuada. Los
registros escritos también son vitales al momento de lidiar con agentes de
mudanzas profesionales. Asegúrate de tener un contrato aprobado que hayas leído
al detalle y de haber verificado y firmado (tanto tú como la compañía de
mudanzas) todas las listas de inventarios (Cómo planear una mudanza. Recuperado de http://es.wikihow.com/planear-una-mudanza).
5. Asignar Tareas
En
este punto ya estará casi listo y solo necesita afinar detalles, para esto es
muy útil asignar tareas (recuerde, la carga de la mudanza no es solo su
responsabilidad), reúna a su equipo de trabajo para hacer una lista de cosas y un horario
completo de los días de mudanza. Después
de asignar las tareas los responsables de cada área deben asignar otras a su
personal, de tal forma que al final todos terminen cooperando con la mudanza y
el trabajo se facilite. Encontrar los fletes y mudanzas ideales es muy difícil, así que
esto se lo puede asignar a otras personas, dándole un par de indicaciones,
proporcionando un presupuesto tentativo. Ellos tendrán la exclusiva responsabilidad de
encontrar el servicio más apropiado (Guía Mudanzas, 2013. Recuperado de
http://www.guiamudanzasdf.com.mx/como-mudarse-de-oficinas).
6. Encuentra Fletes y Mudanzas en su ciudad
En
google podrá comparar todas las empresas de fletes y mudanzas en su ciudad,
leer comentarios sobre las empresas, conocer la ubicación por mapa, delegación
o colonia, así como más artículos relacionados a los fletes que ellos han realizado. Por ejemplo cómo buscar la mudanza más
económica, cómo mudarse de casa, cómo empacar sus bienes, e información sobre
fletes y mudanzas (Guía Mudanzas, 2013.
Recuperado de http://www.guiamudanzasdf.com.mx/como-mudarse-de-oficinas).
Elegir una
empresa de mudanzas, se tienen que comparar la calidad y precio del servicio que
ofrecen las empresas que consultemos y elijamos una empresa para realizar
nuestra mudanza. Es fundamental evaluar
bien el contrato y fijar la fecha de la mudanza. Realizar
los preparativos: embalar todo prolijamente evita el desorden y el
peligro de que se rompan objetos frágiles.
El día del traslado, etiquetar
las cajas y tener todo listo cuando llega la empresa de mudanza nos ahorrará
tiempo. No podemos olvidar los permisos
para estacionar el camión. Reacomodar y ordenar el nuevo local
nos puede tomar algunos días, tenemos que tenerlo en cuenta antes de fijar una
fecha para re-inaugurar. En la reinauguración, podemos hacer un evento
o simplemente reabrir como un día habitual.
Lo importante es chequear que funcione todo lo necesario: artefactos
eléctricos, cajeros, etc. Por último,
disfrutar cuando ya estamos
mudados, ahora podemos trabajar con todas las ventajas que ofrece el nuevo
espacio a nuestro negocio (10 pasos para mudar tu negocio. Recuperado de http://www.mudarte.com.ar/blog/10-pasos-para-mudar-tu-negocio/#sthash.V2YgGMOx.dpuf).
II.
PROBLEMA A RESOLVER
La empresa objeto del
presente estudio, es un negocio que se dedica a la venta de equipos varios de
cocina, así como también, presta el servicio de reparación, mantenimiento e
instalación de equipos.
Actualmente, la empresa
se encuentra ubicada en la zona 7 de la ciudad de Guatemala, donde se alquilan
las instalaciones para el área de tienda, ventas, administrativa, taller y
bodegas. También, se alquila en la zona
11 una bodega para almacenar todos los equipos que se importan de varios
países.
Debido a la demanda, la
empresa creció y la infraestructura del taller y bodegas no se dan abasto para
satisfacer las necesidades actuales.
III.
JUSTIFICACIÓN
Actualmente la empresa
alquila el bien inmueble en zona 7 y una bodega en zona 11. En los últimos 2 años, la empresa ha crecido
y el espacio físico se fue reduciendo poco a poco, por lo que gerencia general
tomó la decisión de adquirir un bien inmueble propio, donde se centralizarán
bodegas, taller, tienda y el área administrativa. Por lo que se requiere analizar el
aprovechamiento óptimo de las nuevas instalaciones.
IV.
OBJETIVOS
1. General:
Realizar un estudio técnico para reubicar
todas las áreas de la empresa, en las nuevas instalaciones que se adquirieron,
sin que se afecten los procesos internos.
2. Específicos:
·
Realizar
un levantado de planos de las nuevas instalaciones.
· Determinar
donde se ubicarán los diferentes departamentos en la nueva instalación.
· Analizar
si se realizarán trabajos previos de obra civil, instalación eléctrica,
iluminación, ventilación, servidor, etc.
· Programar
la logística de traslado de cada una de las áreas, sin afectar la operación
diaria de la empresa
V.
METODOLOGÍA
1. Tipo
de estudio
El tipo de
estudio utilizado es el de campo y el mismo se clasifica en un estudio
descriptivo, ya que la problemática identificada por parte de Departamento de
Servicios, es dar solución al problema por medio de un estudio técnico para
reubicar todas las áreas de la empresa, en las nuevas instalaciones que se
adquirieron, sin que se afecten los procesos internos.
2. Universo
El universo
está definido por la empresa, quién se dedica a la venta de equipos de cocina y
prestadora de servicios de mantenimiento a equipos eléctricos, electrónicos, de
refrigeración y gas.
3. Población
Somos todas las
personas que laboramos dentro de la empresa a nivel Guatemala.
4. Muestra
Se caracteriza
por las personas que estarán involucradas en el proceso de mudanza hacia las
nuevas instalaciones de la empresa.
5. Variables
Son todas
aquellas circunstancias que vayan saliendo al momento de realizar el levantado
de planos en las nuevas instalaciones, como por ejemplo: instalar aire
acondicionado para las áreas que lo requieran, pintura, iluminación, etc.
6. Métodos
y técnicas de recolección de la información
Se utilizará el
método de campo, donde se recopilará toda la información de las nuevas
instalaciones como de las actuales, para poder hacer un match por medio de un
levantamiento de planos y realizar la logística de mudanza, para no afectar la
operación de cada departamento al momento del traslado.
7. Método
de análisis de la información
Realización de
un estudio técnico para reubicar la empresa en las nuevas instalaciones, todo
lo referente a la mudanza.
VI.
CRONOGRAMA
VII.
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